Estatutos aprobados en la Reunión General Anual de ASAC en San Juan, Puerto Rico    – 8 Mayo 2009.

I.- Nombre: El nombre oficial de esta organización será el de “Asociación de Senadores J.C.I. de Las Américas y el Caribe” también reconocida por las siglas “ASAC”. De ahora en adelante se hará referencia a ella en estos Estatutos como “la Asociación”.

II.- Propósito: Los propósitos para los cuales se integra esta organización serán: facilitar y promover intercambios, la amistad y buena voluntad entre los Senadores J.C.I. del “Área C”; facilitar la comunicación entre las organizaciones de Senadores y sus miembros; apoyar la participación en los negocios y acontecimientos sociales organizados por sus miembros; y ayudar a la JCI y a sus miembros nacionales y locales, a solicitud de estos. Intromisión.- La Asociación y sus miembros no actuarán ni expresarán en ningún modo nada que pueda ser interpretado como una intromisión con la JCI o con sus miembros.

III.- Miembros: Toda aquella organización de Senadores JCI dentro del Área C que ratifique y acepte estos estatutos puede ser miembro. Igualmente, los Senadores JCI que residan en países del Área C y que no tengan una organización de Senadores JCI pueden ser miembros individuales. El Área C será definida según la constitución de la Cámara Júnior Internacional. Los miembros podrán hacer constar su afiliación a la ASAC mediante la inclusión del logo de ASAC y la leyenda “Afiliado a la Asociación de Senadores JCI de las Américas y del Caribe (ASAC)”, en el papel membretado que utilicen.

IV.- Comité Ejecutivo: Habrá un Comité Ejecutivo integrado por un Presidente, un Secretario, un Tesorero, tres Directores y un Asesor Legal.

Presidente – El Presidente es el Funcionario responsable de presidir las reuniones durante su gestión, supervisar las actividades de otros oficiales, servir de enlace con la Cámara Júnior Internacional, promover las comunicaciones y el acercamiento entre los miembros, y promover programas a favor de los miembros, tanto en la Conferencia de las Américas, como en otros lugares. Cualquier persona que haya servido activamente en el Comité Ejecutivo en el año que preceda a las elecciones, puede ser candidato a Presidente y podrá ser electo para ese cargo por los países miembros. El Presidente puede designar otros oficiales que juzgue necesarios para lograr el éxito de su gestión, bajo el sistema de comisiones.

Secretario – El Secretario será responsable de levantar las actas de las reuniones, mantener los archivos de la Asociación y supervisar las comunicaciones entre sus miembros. El Secretario será propuesto por el Presidente y ratificado por la mayoría de los votos de los miembros y podrá ocupar el cargo hasta por 2 años consecutivos.

Tesorero – El Tesorero será responsable de llevar las finanzas de la Asociación, cobrar las cuotas que se aprueben en la Reunión General Anual para los miembros de la ASAC y presentar para su aprobación proyectos para recaudar fondos para la Asociación. Rendirá un informe de los ingresos y egresos obtenidos por la Asociación, en la Reunión General Anual. El Tesorero será propuesto por el Presidente y ratificado por la mayoría de los votos de los miembros. Una vez al año el Tesorero dará información y documentos de su gestión financiera a un Comité Auditor designado por el Comité Ejecutivo. Cada una de las áreas geográficas de la ASAC designará un miembro del Comité Auditor.

Directores – Tres Senadores serán Directores, de acuerdo a la siguiente división geográfica: 1) América del Sur; 2) México, América Central y los países del área del Caribe de habla hispana; y 3) Canadá, Estados Unidos de América y los países del área del Caribe de habla no hispana. Los Directores serán electos por la mayoría de votos de los países miembros de ASAC que correspondan a cada región y no podrán servir en el Comité Ejecutivo por más de dos años consecutivos. Los candidatos a Directores deberán estar presentes en la Reunión General Anual en la que pretendan ser electos. Presidente Inmediato Anterior.- El Presidente Inmediato Anterior desempeñará las tareas que le asigne el Comité Ejecutivo.

Asesor Legal – Será el responsable de opinar sobre los asuntos legales, de procedimiento y aplicación de las Reglas de Roberts, de conformidad con lo dispuesto por los estatutos, políticas y normas de la ASAC; asimismo, tendrá a su cargo la coordinación y ejecución de actividades relacionadas con la integración de propuestas de modificación a los estatutos y demás documentos normativos de la Asociación para su presentación al Comité Ejecutivo de la ASAC. El Asesor Legal será propuesto por el Presidente y ratificado por mayoría de votos del Comité Ejecutivo; su cargo tendrá una duración de un año.

V.- Reuniones: La Reunión General Anual de la Asociación se llevará a cabo en la correspondiente Conferencia de las Américas de la JCI. La convocatoria será preparada por el Presidente y remitida por el Secretario a los miembros vía correo electrónico junto con la Agenda, al menos 45 días antes de la fecha de la citada reunión. La agenda propuesta debe ser aprobada por el Comité Ejecutivo. Una reunión de la Asociación puede ser convocada a discreción por el Presidente contando con la mayoría de votos del Comité Ejecutivo, durante el Congreso Mundial de la JCI o en la fecha que convenga a los intereses de la Asociación.

El Presidente rendirá el informe de las actividades de su gestión a los miembros de la Asociación en la Reunión General Anual en la Conferencia de Área C. Elecciones: Las elecciones de la Asociación se llevarán a cabo durante la Reunión General Anual convocada por el Presidente. Los candidatos inscribirán su candidatura mediante carta dirigida al Secretario conjuntamente con una carta soporte firmada por el Presidente Nacional o Representante del Senado de su país, por lo menos treinta días antes de la Reunión General Anual. Sólo los actuales miembros del Comité Ejecutivo son elegibles para ser candidatos a ocupar el cargo de Presidente.

Los procedimientos para llevar a cabo las elecciones están contemplados en el Reglamento Electoral vigente de la Asociación. Si la situación demanda la sustitución del Presidente o de otro miembro del Comité Ejecutivo, la elección podrá realizarse con el procedimiento de votación postal. Cada Senador JCI que resida en el Área C tendrá voz pero no voto en cualquier reunión de la Asociación.

VI.- Uso de la identidad corporativa: EI nombre oficial de la Asociación y el logotipo de ASAC son de uso restringido. Ninguna persona puede hacer uso de los mismos sin previa autorización escrita del Comité Ejecutivo.

VII.- Comunicaciones: La Asociación enviará vía correo electrónico a sus miembros un boletín que servirá para mantenerlos informados de las actividades de la ASAC y de los eventos de interés general y asimismo, proveer una plataforma para la presentación de las ideas del Comité Ejecutivo. Este boletín no publicará puntos de vista de naturaleza negativa o que vayan en contra de lo dispuesto por el artículo II y tendrá una circulación de por lo menos tres ediciones durante un año.

VIII.- Procedimiento parlamentario: La última edición conocida de las Reglas de Orden de Roberts, será la norma parlamentaria en todas las reuniones de la Asociación.

IX.- Idioma: Todas las comunicaciones oficiales serán en idioma español e idioma inglés.

X.- Uso del Género: En estos estatutos, reglamentos y comunicaciones de la Asociación, el uso del género se interpretará como neutral, es decir, “con el” y “de el” tendrá el mismo significado que “con ella” y “de ella”.

XI.- Enmiendas y cláusula de ratificación: Las Enmiendas a los estatutos pueden ser propuestas por el Comité Ejecutivo y/o por las organizaciones de Senadores JCI miembros de ASAC, siempre y cuando sean oficialmente remitidas por escrito al Secretario y distribuidas por este a todos los Senados miembros de ASAC, por lo menos 60 días antes de la celebración de la Reunión General Anual que corresponda. Las enmiendas deberán ser aprobadas por los dos tercios de los miembros de ASAC presentes y con derecho a voto, en la Reunión General Anual en la que se presenten.

Los Estatutos modificados entrarán en vigor cuando sean ratificados por los Presidentes o Representantes oficiales de los Senados JCI miembros de ASAC presentes en dicha Reunión Anual.